Wat is een functionaliteitenlijst? En hoe werk je deze uit?
Een van de belangrijkste redenen waarom ICT projecten falen is omdat de eigenlijke vraag niet duidelijk werd gedefinieerd. Gevolg is dat timing en budgetten worden overschreden omdat er steeds nieuwe inzichten komen tijdens de uitwerking van het project. Of dat de functionaliteiten bij de eigenlijke aflevering van het project niet overeenkomen met de oorspronkelijke verwachtingen.
Een techniek om dit alles te vermijden is het gebruik van functionaliteitenlijsten. Hierbij worden alle ideeën voor functionaliteiten (ongeacht of het om hardware of software gaat) neergeschreven in ‘duidelijke mensentaal’.
Enkele voorbeelden zijn:
Voor het aanleggen van een nieuw netwerk
Moet van buitenaf toegankelijk zijn voor werknemers
Mail moet ook via mobiele toestellen te bekijken zijn
Binnen de bedrijfsgebouwen dient WIFI beschikbaar te zijn
Voor het uitbouwen van een website
Er moet een catalogus worden voorzien van alle beschikbare producten
Per product moeten beelden worden getoond en een omschrijving + prijs + verzendingskost + meestgestelde vragenlijst over het product.
Op elke pagina dient een broodkruimel navigatie te worden voorzien
Overkoepelend zoeken op site via interne zoekrobot
Voor het uitwerken van een software
Gebruikers krijgen toegang tot applicatie op verschillende niveau’s
Informatie bundelen in ‘op maat’ dashboards
Soms is het aan te raden om in extra documenten wat bijkomende informatie te geven bij een bepaalde functionaliteit. Schrijf de functionaliteit gedetailleerd uit. Of maak gebruik van screenshots van bestaande voorbeelden. Geef uw leverancier de mogelijkheid om vragen te stellen over elke functionaliteit.
Stel, eens de functionaliteitenlijst is uitgewerkt, 3 vragen per functionaliteit:
In welke mate draagt deze functionaliteit bij tot het behalen van de doelstellingen van het project?
Hoe moeilijk is de technische uitwerking van de functionaliteit? Laat uw leverancier op deze vraag antwoorden.
Wat is het belang voor de eindgebruiker van de functionaliteit?
Op basis van deze antwoorden is het mogelijk om:
de uiteindelijke haalbaarheid van het project te bepalen.
Om een stappenplan uit te werken. Want best is om een project stap voor stap aan te pakken en niet alle functionaliteiten ineens uit te werken.
Om te gaan selecteren welke functionaliteiten noodzakelijk zijn en welke nuttig zijn.
Neem de functionaliteitenlijst ook op in uw overeenkomst met uw leverancier. Zo zorgt u voor duidelijke afspraken.
Danny Cools gaf tijdens de KMO-IT dag een presentatie over het werken met functionaliteitenlijsten. Bekijk hier de integrale presentatie van 17 minuten.
